10 astuces pour être plus productif

Un des grands combats de la journée est d’utiliser au mieux notre temps afin de ne pas se laisser déborder. Dans ma série de post “Devenir freelance”, j’ai déjà pu aborder la question d’organiser son temps. Il est vrai que lorsque l’on travaille pour soi, on peut vite se retrouver dépasser par les événements. Alors que l’on soit à son compte ou pas, il faut manager sa vie sur tous les fronts. Afin de mener à bien tout ce que j’entreprends: 5 articles par semaine, projets professionnels à venir, obligations et vie de famille, temps pour moi etc… j’ai mis en place 10 astuces pour être plus productif:

1. Planifier – Au début de chaque semaine je me dresse une grande to-do list de ce que j’ai à faire. Ainsi je planifie sur plusieurs jours afin d’être le plus efficace. Souvent je vais m’organiser pour travailler sur mon blog 3 jours à fond: photos, édition, rédaction et le reste du temps je le dédie à d’autres projets. Mais cela peut être variable en fonction des rendez-vous et impératifs. Une chose est certaine, je ne peux pas vivre sans mon calendrier et mon agenda. J’ai besoin d’avoir une vision globale de ma semaine (voir même du mois) afin de répartir le plus efficacement possible les tâches et objectifs de la semaine.

2. Etablir un ordre de priorité – Etant donné que je suis plus efficace (et fraîche !) le matin, je commence la journée par les choses les plus importantes ou longues à réaliser. En effet, quand vient 15H00 ou 16H00 je commence à ralentir et à relâcher plus facilement mon attention. C’est pour cela que je préconise de s’établir un ordre de priorité sur la to do list de la journée. Mieux vaut se laisser le plus facile pour la fin d’après-midi.

3. Un bureau ordonné – Rien de pire que d’être noyée sous les papiers, dossiers et classeurs. Maintenant je range au fur et à mesure et surtout j’essaie d’avoir un minimum de choses sur mon bureau: ordinateur, lampe, pot à stylo, agenda, cahier, une bougie parfumée. Un univers clair et peu encombré aide à ne pas laisser son esprit vagabonder et à rester focus sur son travail en cours. Chaque soir je prends soin de laisser mon bureau impeccable pour le retrouver avec plaisir le lendemain matin. Ainsi on est pas tout de suite découragé en s’asseyant devant. Cela est également valable pour le bureau de l’ordinateur qui peut vite devenir un capharnaüm de dossiers. Un seul mot d’ogre: rangement. On ne gaspille plus son temps à chercher tout et n’importe quoi.

4. Savoir demander de l’aide – Parfois on peut être bloqué sur un travail sans trouver la clé du problème. Dernièrement je n’arrivais pas à faire une manipulation informatique mais comme je suis un peu, beaucoup têtue je me suis acharnée dessus pendant deux heures (sans résultat). Au bout du compte j’ai envoyé un mail au support et ils m’ont répondu très gentiment et rapidement. Conclusion, au lieu de demander de l’aide tout de suite j’ai perdu deux heures que j’aurai pu employer à autre chose. Il n’y a pas de honte à ne pas savoir faire une tâche, on ne peut pas forcément tout faire !

5. Utiliser un timer –  Loin de moi l’idée de vouloir chronométrer tout ce que je fais mais il peut se révéler utile afin de mesurer le temps sur certaines tâches. Parfois je me dis: “ok pendant une heure je fais de la retouche photo” mais souvent je ne regarde pas l’heure et du coup je ne fais pas tout ce que j’avais prévu. Mon petit timer me rappelle à l’ordre qu’il est temps de passer à autre chose et d’avancer dans ma journée.

6. Des heures fixes – Ce n’est pas parce que l’on va travailler comme un fou jusqu’à minuit que l’on va être plus productif. Alors certes, dans certaines périodes de rush ou lorsque l’on a des deadlines serrées, on a souvent pas le choix. Mais sinon une bonne hygiène de vie contribue à accroitre la productivité. Pour ma part, je préfère me mettre au travail tôt le matin et profiter d’une soirée au calme à la maison pour me vider la tête, prête à ré attaquer le lendemain. Se bâtir un planning d’heures fixes est primordial pour son équilibre entre travail et vie de famille.  Mais je sais que pour les personnes qui travaillent en collaboration avec l’étranger, et donc les décalages horaires, ce n’est pas toujours évidemment. Il faut savoir jongler au mieux avec sa programmation et identifier ses plages horaires les plus intenses.

7. Laisser respirer sa boîte mail – On arrête de checker sa boîte mail toutes les 10 minutes. Cela ne va faire qu’accroître son stress en se disant que l’on ne va pas arriver à traiter tous les messages. Mieux vaut se réserver plusieurs moments dédiés aux mails tout au long de la journée. Alors si vous ne recevez que peu de demandes, une fois le matin et une fois dans l’après-midi c’est amplement suffisant. Adaptez une organisation selon votre activité.

8. S’octroyer des pauses – Je ne pense pas que l’on puisse rester concentrer sur son ordinateur sans lever le nez pendant des heures et des heures. Se fixer un objectif d’une petite pause de 5 minutes au bout d’un certain laps de temps peut être bénéfique. Alors ces 5 minutes ne doivent pas forcément servir à checker son profil Facebook mais plutôt à s’aérer, à laisser vagabonder son esprit quelques instants à la fenêtre ou à boire un grand verre d’eau. A vous de déterminer combien de temps vous arrivez à rester (complètement) concentré. Je sais que je n’enchaine jamais la rédaction de 2 posts sans mes 5 minutes de pause ! Cela me permet de garder les idées claires et de rester concentrer sur ce que je fais.

9. S’offrir des récompenses – Parfois il y a certaines tâches que l’on peine à accomplir. Alors il faut faire fonctionner “la carotte” ! On va s’offrir de petites récompenses pour le devoir accompli: cela peut être une gourmandise, une sortie, un ciné, bref ce que l’on veut. L’essentiel est de se dire, plus vite j’aurai fini plus vite je serai libérée. Je sais que le vendredi après-midi, le moment ou je relâche bien mon attention, je me dis qu’il faut que je reste focalisée sur mon travail afin de ne pas terminer trop tard et ainsi pouvoir aller retrouver mes amis.

10. Rester positif – Quelques fois, on respecte toutes les règles que l’on s’est posé mais on se retrouve tout de même débordé. Cela en raison d’imprévus, panne informatique etc… Le plus important est de ne pas céder à la panique et de rester positif, notre travail sera plus long mais avec de la motivation on arrivera bien à mettre des croix partout sur notre to-do list !