Une fois que les choses commencent à se mettre en place lorsque l’on devient freelance, vient la question de la facturation. D’abord c’est l’euphorie, on va enfin récolter le fruit de notre travail. Mais il faut aussi prendre en compte que le point clé est la rigueur. Il ne faut pas se laisser dépasser par son excitation et respecter des règles essentielles. En effet, étant donné que l’on ne produit pas de bilan, cette facturation en plus du livre de recettes, c’est un peu la clé de voute d’une comptabilité de freelance. Pas évident lorsque l’on débute et que l’on a jamais édité une facture de sa vie… Voici donc mes quelques conseils pour appréhender au mieux ce nouvel aspect de votre métier car je l’espère vous serez amenés à en faire des tonnes.
Tout d’abord les points importants. A mes yeux il y a 3 éléments qu’il faut toujours prendre en compte et ne jamais oublier:
1. La chronologie – Chaque facture doit être numérotée et bien entendu la chronologie respectée. Il ne doit pas y avoir de “trou” dans votre registre de factures, ni de classement fantaisiste. Tout simplement, vous pouvez faire : 1 – 2 – 3 – 4 -5 … ou bien 1001 – 1002 – 1003 – 1004 – 1005 …En cas de contrôle, votre rigueur sera toujours reconnue.
2. Les obligations légales – Une facture doit comporter des points obligatoires, votre nom, numéro de sire, le nom du client, la date, la mention TVA non applicable, art. 293 B du CGI pour les auto-entrepreneurs… Mais je ne suis pas une experte je vous invite donc à consulter cette page sur la comptabilité de l’auto-entrepreneur et cette page sur les obligations de facturation et les règles communes.
3. Imprimez ! C’est peut-être logique mais vraiment, gardez une copie de chaque facture générée avec le mode de règlement noté dessus. Tout doit être archivé.
Alors c’est bien joli de parler de tout ça mais nos factures on les prépare comment ? Et comment on les gère ? Sur ce point là j’ai pu retenir 5 solutions principales:
1. Le facturier – La bonne vieille méthode. Vous avez les 2 exemplaires dont un qui est archivé dans le cahier. A mes yeux il y a tout de même des bémols. A savoir: tenir proprement ses cahiers de factures, les corrections ne sont pas évidentes, écrire de façon lisible, et si vos factures sont longues vous allez perdre du temps.
2. Le traitement de texte – Tapez vos factures une par une sur word en recopiant un modèle comme celui-ci. Au moins vos documents sont propres. Ayez toujours une trame de prête pour ne pas perdre du temps. Mais pour moi ce n’est toujours pas la solution optimale. Bien que l’on imprime tout. Il est pratique d’avoir un classement informatique. Et là encore pas facile de tout retrouver dans un grand dossier sur son bureau d’ordi…
3. Les tableurs – Là c’est la solution Excel. Vous pouvez télécharger des modèles ici. L’avantage, c’est la mise en place des formules de calculs automatiques mais là encore vient le problème du classement et de l’archivage informatique.
4. Les logiciels – Qu’ils soient payants ou gratuits, ils permettent d’éditer facilement les factures, toujours sur le même modèle, d’avoir son catalogue de produits, de gagner du temps, de gérer ses clients, les paiements, son chiffre d’affaires… Bref tout comme un pro, une des solutions idéales. Dans ce registre vous avez notamment Ciel ou encore Express Invoice. Il n’est pas facile de trouver des logiciels performants 100 % gratuits. Il faut souvent passer par la caisse au bout d’un moment. Ciel par exemple est très reconnu mais c’est un petit budget à avoir en plus à prévoir. Lorsque l’on débute on compte chaque dépense…
5. Les factures en ligne – Pour l’instant c’est la solution que j’ai choisi. Je me suis créé un compte sur myAE.fr. C’est une plateforme de facturation pensée spécialement pour les autos-entrepreneurs. J’enregistre mes préférences de facturation, mon logo, mon catalogue de produits… Je peux également géré mon fichier clients, les devis, les paiements etc… Je peux me connecter de n’importe où. A mon niveau d’activité c’est amplement suffisant et surtout gratuit. On peut opter pour une version supérieure payante qui propose d’autres options comme la déclaration de chiffres par exemple. Pour mes débuts je pense que c’est une bonne solution pour peut-être passer plus tard sur un logiciel intégré comme Ciel car le seul bémol auquel je pense pour la solution en ligne est la sauvegarde informatique.
Voilà ! J’espère que ces quelques notions pourront vous aider à avancer dans votre activité et surtout à éditer vos premières factures comme un pro ! Bon courage dans cette grande aventure.
